關(guān)鍵要點(diǎn)
現在，許多工作場(chǎng)所都與員工以及他們的工作無(wú)法協(xié)調一致，因此，人們都紛紛趨避。這意味著(zhù)，公司對工作場(chǎng)所的投資并沒(méi)有收到應有的成效。
最高效的工作場(chǎng)所可提供一系列與員工活動(dòng)和需求一致的設置。
全面的工作場(chǎng)所設計方法可提升員工的工作體驗，并且幫助組織實(shí)現他們的目標。
現在，成功的企業(yè)往往是那些能夠以最快速度生成最佳創(chuàng )意的企業(yè)，并且，他們依靠員工來(lái)實(shí)現這一點(diǎn)，而非流程。并且，即使我們經(jīng)常能夠想出一些非常不錯的創(chuàng )意，我們需要其他人幫助我們闡述概念，探索其可能性，并且將其變?yōu)楝F實(shí)。
我們也越來(lái)越依靠技術(shù)來(lái)為創(chuàng )新流程提供保障。我們在顯示器上分享信息，使用視頻會(huì )議設備與位于其他大陸的同事聯(lián)系，并且使用觸摸屏幕開(kāi)發(fā)內容。但是，如果我們每天使用的系統和設備與它們所處的空間不一致，很快就會(huì )出現各種問(wèn)題。
無(wú)論我們是否意識到，我們都曾在一個(gè)不協(xié)調的空間中煎熬過(guò)，在這個(gè)空間里面，其周?chē)h(huán)境（包括實(shí)體空間本身）、家具和工具以及我們自身，都完全無(wú)法協(xié)調一致。設備需要充電，但是，插座卻在很遠的地方。有種沮喪的感覺(jué)是，你去參加演示會(huì )議遲到了，但是，你發(fā)現，唯一的空位就在第一排，緊靠著(zhù)發(fā)言人。由于技術(shù)問(wèn)題，有個(gè)會(huì )議延遲了10分鐘才開(kāi)始，讓大家當天隨后的計劃都亂了。
不協(xié)調的代價(jià)
雖然這些問(wèn)題看起來(lái)都是當今工作場(chǎng)所不可避免的瑣事，但是，積少成多，就會(huì )帶來(lái)巨大影響。就拿因為技術(shù)問(wèn)題而推遲開(kāi)始的會(huì )議來(lái)說(shuō)，根據Microsoft的調查，這是所有會(huì )議中常見(jiàn)的問(wèn)題，考慮到每周40個(gè)工作小時(shí)，每年等同于2000個(gè)小時(shí)。今天，知識型員工平均每個(gè)工作日花費17%的時(shí)間開(kāi)會(huì )。如果絕大多數會(huì )議持續一個(gè)小時(shí)，那就是每年340個(gè)會(huì )議。會(huì )議如此多，如果每個(gè)會(huì )議平均延遲10分鐘，則意味著(zhù)每個(gè)員工每年都會(huì )損失1.5周——所有這些都因為整合不佳的技術(shù)問(wèn)題。我們不僅沒(méi)能夠按照原本預期的合作方式進(jìn)行工作，還因為各種障礙而導致生產(chǎn)效率降低了。
各大企業(yè)都面臨著(zhù)協(xié)調不一致、不相容的工作場(chǎng)所等相似問(wèn)題。調查表明，80%的辦公室職員在他們職業(yè)生涯中都曾經(jīng)歷背痛的問(wèn)題。在每100名員工中，每年生產(chǎn)力喪失和由于背痛而支出的醫療費用而損失的成本達到51400美元。對于擁有數百名或甚至數千名員工的公司而言，這個(gè)金額會(huì )快速上升。
員工不愿意在讓他們感到不舒適、得不到支持、以及沒(méi)有創(chuàng )新的空間中工作，所以，他們會(huì )避而遠之。并且，隨著(zhù)房地產(chǎn)成本持續上升，公司在其工作場(chǎng)所中所投資的成千上萬(wàn)美元中很大一部分就這樣浪費掉了。
分解已細分的流程
許多空間現在依然采用線(xiàn)性流程進(jìn)行設計，在其中，結構已建筑好，家具和裝飾已指定，并且技術(shù)也分層次進(jìn)行裝備。我們都知道，這個(gè)流程行不通。建筑師和室內設計師每天都在為此而爭辯。但是，在現實(shí)生活中，各種因素頻繁導致這種情況出現，例如，時(shí)間限制、過(guò)時(shí)的管理機制以及采購方法等。
各大組織也在與標準化工作場(chǎng)所的殘余作斗爭；這些工作場(chǎng)所僅能容納兩大類(lèi)工作——個(gè)人和團體，并且僅提供兩種通用的空間類(lèi)型——工作站和會(huì )議室。這種平面布局已經(jīng)無(wú)法支持員工每天所進(jìn)行的各種多樣化活動(dòng)了。
很明顯，我們需要更加以人為本、更加多樣化的工作場(chǎng)所模型。并且，為了實(shí)施這個(gè)模型，我們需要更加協(xié)調一致的流程，來(lái)設計和交付該工作場(chǎng)所——一個(gè)可確保每個(gè)相關(guān)方都相互關(guān)聯(lián)并且協(xié)調一致的流程，包括設施、HR和IT等各方面。
多年以來(lái)，設計行業(yè)一直都在努力解決這些問(wèn)題。Herman Miller通過(guò)調研得到的各種深刻見(jiàn)解來(lái)獲得資訊，并且深化各方面工作，以打造具有多樣化且針對性設置的工作場(chǎng)所。
更高層次的工作體驗
我們通過(guò)調研得到的各種深刻見(jiàn)解匯聚結晶為L(cháng)iving Office，該產(chǎn)品系列核心理念是：最高效的工作場(chǎng)所應該圍繞員工和適當的復雜工作途徑進(jìn)行設計，以確保我們可以高效合作和獨立工作。Living Office可提供一個(gè)高效的框架，專(zhuān)門(mén)針對10種常見(jiàn)工作活動(dòng)和10種極具支持性的設置，可幫助各種組織和他們的設計合作伙伴更好地應對這個(gè)復雜的需求。
各種組織的目標始終都會(huì )考慮各種活動(dòng)和設置（例如，提高吸引力和人才保留，或者提高效率），以及它們的目的和特性（這些屬性讓公司及其員工獨一無(wú)二）。利用這些深刻見(jiàn)解，設計團隊可以創(chuàng )建一系列多樣化混合設置，以反映一個(gè)組織獨特的文化。
如果能夠確定可以通過(guò)最佳方式支持員工和他們需求的各種設置，各組織和他們的設計合作伙伴就可以將其與周?chē)h(huán)境、家具和工具進(jìn)行適配。這樣可以確?？臻g中每個(gè)元素都協(xié)調一致，提高員工的身體、認知和社交體驗，并且滿(mǎn)足他們的基礎需求（例如，安全性、目標和歸屬感的需求）。我們將其稱(chēng)為一種高層次的工作體驗。
更高層次的反面
任何人都不會(huì )刻意建造無(wú)法提升員工體驗或滿(mǎn)足其需求的空間。但是，這種情況依然會(huì )發(fā)生，尤其是在其環(huán)境、家具和工具都獨立設計的情況下，并且如果它們與周?chē)幕顒?dòng)、體驗和人員需求無(wú)法協(xié)調一致的話(huà)。
“我們可以給團隊提供最佳的環(huán)境、最好的家具和最好的辦公工具，但是，這個(gè)環(huán)境依然可能會(huì )成為失敗之作，”Herman Miller人類(lèi)動(dòng)力學(xué)與工作高級經(jīng)理Holly Honig說(shuō)道，“我們見(jiàn)到過(guò)這樣情況。但是，為什么？為什么設計精美并且完美打造的空間依然無(wú)法發(fā)揮其作用？”
Honig繼續解釋道，“其實(shí)，通常并不是該人工建造環(huán)境中的家具或其他有形部分無(wú)法發(fā)揮作用。實(shí)際上，根據我們與數百名客戶(hù)的經(jīng)驗，根本原因是：不了解工作場(chǎng)所的變革需要反映人文和組織層面的文化。如果我們忘記人類(lèi)是最根本出發(fā)點(diǎn)，那么，就會(huì )出現缺陷?！?/span>
現實(shí)中正好有這么一個(gè)例子，一個(gè)大型金融服務(wù)公司最近花費2.4億美元建造了一個(gè)新的設施，包括數十個(gè)會(huì )議室，配備一流品質(zhì)的方形會(huì )議桌、舒適的椅子以及最新的數字和模擬會(huì )議工具——兩臺60英寸觸摸顯示屏、高端電話(huà)會(huì )議系統、巨大的白板以及各種工具。想象一下，在員工們搬進(jìn)去之后幾個(gè)月，設施部門(mén)所進(jìn)行的一次空間利用調查發(fā)現，在80%的時(shí)間里，只有3個(gè)人用過(guò)這些會(huì )議室，那些6人會(huì )議室從未使用過(guò)。顯然，這個(gè)結果令人頗感意外。
從根本上來(lái)說(shuō)，這些空間沒(méi)有能夠很好滿(mǎn)足建造者員工的需求，因為，在規劃和裝備這些空間的過(guò)程中，并沒(méi)有以他們的需求為中心。在這種情況下，環(huán)境設計先行——150個(gè)專(zhuān)為6人打造的標準會(huì )議室。然后是高端家具，最后是工具，包括帶有攝像頭的互動(dòng)顯示屏。
在所有這三個(gè)階段，參與其中的團隊都獨自完成了一流的工作。然而，沒(méi)有任何一個(gè)團隊對這個(gè)空間進(jìn)行全盤(pán)考慮。他們沒(méi)有共同的工作場(chǎng)所設計方法，沒(méi)有統一的視角，也沒(méi)有共同的語(yǔ)言?！斑@些可能是用于Show & Tell（演示與匯報）活動(dòng)（Herman Miller的Living Office調查中確定的7種協(xié)作工作活動(dòng)之一）的最佳空間，但是，因為沒(méi)有流動(dòng)空間，在員工們嘗試使用這些房間進(jìn)行聯(lián)合創(chuàng )作（其他活動(dòng)，例如頭腦風(fēng)暴）時(shí)，這些房間就無(wú)法有效發(fā)揮作用，只有在參與者可在房間內使用各種模擬和數字工具自由互動(dòng)時(shí)，才可有效發(fā)揮其作用?！盚erman Miller高級副總裁兼工作創(chuàng )意總監說(shuō)道。
使用前
| 使用后
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會(huì )議室重啟
為了幫助該金融服務(wù)公司確定他們新的會(huì )議室為什么效率低下，Herman Miller從審查他們的設計流程入手。調查人員很快就發(fā)現，設施建造之初所使用的線(xiàn)性方法存在缺陷，導致室內設計和IT團隊在工作中各自為政，并且對于這些空間需要服務(wù)的員工對象沒(méi)有很好的共同認識。例如，在每個(gè)房間，一把椅子擋住了攝像頭的視角，讓椅子或攝像頭成為了無(wú)用的擺設。實(shí)際上，他們根本就沒(méi)有考慮到遠程參與者的視線(xiàn)；白板掛在了攝像頭范圍之外。最后，流通空間不足，沒(méi)有能夠很好鼓勵員工到處走動(dòng)去使用這些工具。
在運用了更加綜合的工作場(chǎng)所設計原則之后，這些房間很快就轉變成為本地和遠程參與者頻繁進(jìn)行交流的中心?？臻g利用調查表明，我們可以減少房間中的椅子數量。這樣的話(huà)，加上設計用于改善所有參與者視線(xiàn)的全新弧形桌子，可打造更具流動(dòng)性的空間，從而鼓勵本地參與者在空間內走動(dòng)，并且使用各種數字和模擬工具。房間外的額外坐席可用于創(chuàng )建一個(gè)Landing（過(guò)渡平臺）——Living Office的另一種設置，可在會(huì )前和會(huì )后提供一個(gè)分享想法創(chuàng )意的空間（我們將這種活動(dòng)成為Warm Up, Cool Down“熱身與冷靜”）。
“我們意識不到這些東西，直到有人拿一個(gè)鏡子對著(zhù)我們，并且給我們解釋?zhuān)盚erman Miller公司生物工程學(xué)專(zhuān)家Scott Openshaw說(shuō)道，“我們基本上是讓人們了解到這些問(wèn)題，讓他們能夠審視他們自己的空間，并且確定他們需要什么，以滿(mǎn)足特定需求，并且改善人本體驗?！?/span>
這種改善的體驗是一種什么感覺(jué)呢？這是一種全新體驗：能夠清楚看到并聽(tīng)到發(fā)言人，即使你坐在房間的后排。如果你擁有可確保與同一個(gè)項目上的同事進(jìn)行合作所需的所有工具，并且擁有足夠的空間方便使用這些工具，那么，你會(huì )覺(jué)得才思如泉涌。當技術(shù)設備可高效運行、幫助你和遠程會(huì )議的同事有效對話(huà)的時(shí)候，就可以確保明確且有效的溝通。
如果員工滿(mǎn)意他們的工作體驗，他們就不會(huì )那么關(guān)注哪些東西出現差錯，并且可能更具創(chuàng )意，并以更有意義的方式進(jìn)行溝通。這也意味著(zhù)，該工作場(chǎng)所實(shí)現了其預期的目的，幫助員工、組織茁壯成長(cháng)。
